Veja 11 dicas de como gerenciar melhor o tempo e conseguir aumentar a sua produtividade e performance em todas as áreas da vida.
Muitas vezes temos tantas coisas a fazer que ficamos até perdidos por onde começar. Conciliar a vida profissional com a pessoal não é nada fácil e é preciso uma boa gestão de tempo para aumentar a sua produtividade, alcançar os objetivos e conseguir melhorar a qualidade de vida.
Entretanto, gerenciar o tempo não é apenas planejar o seu dia, é também otimizar o dia a dia e adquirir controle sobre o seu tempo disponível. Desse modo, separamos 11 estratégias para melhorar a gestão de tempo e a sua produtividade.
1. Saiba priorizar
A primeira coisa que deve fazer é conhecer a prioridade de cada tarefa. Analise o que deve fazer durante o dia, semana ou mês e veja o que é urgente e importante, não urgente e importante e, principalmente, se atente para não estar classificando algo como “urgente e não importante” e, assim, acabar focando em algo desnecessário.
2. Faça uma agenda e tenha Estratégias para gerenciar o tempo e aumentar a produtividade
É essencial que você tenha uma agenda na qual você consiga ver todos os seus compromissos do dia, da semana e até os mensais. Seja de papel ou eletrônica, com ela será possível organizar e gerenciar melhor o seu tempo para conseguir concluir as tarefas no prazo que determinar.
Além disso, não se esqueça de revisá-la todos os dias de manhã ou no final da noite do dia anterior, para lembrar e já estar preparado para o que está por vir.
3. Hora do planejamento
Tudo acontece de forma mais eficiente quando é planejado, assim também é a gestão do tempo e da produtividade. Quando planejamos e organizamos, conseguimos identificar tanto as prioridades quanto às estratégias que podem otimizar os resultados.
Inclusive, reserve na sua agenda um tempo para planejar e, se necessário, você poderá modificar durante a semana.
4. Distribua as tarefas e tenha Estratégias para gerenciar o tempo e aumentar a produtividade
Não tenha medo de delegar funções. Isso é imprescindível para aumentar a produtividade, afinal, nem sempre é possível fazer tudo sozinho.
Entretanto, as tarefas não podem ser distribuídas de qualquer forma, é necessário que haja uma distribuição eficiente, levando em consideração os pontos fortes e fracos, ou seja, as habilidades e limitações de cada um.
5. Tenha foco
Já é comprovado que tentar ser multitarefa pode reduzir até 40% da sua produtividade. Acontece que o nosso cérebro se dá melhor focando em uma coisa de cada vez e quando tentamos ser multitarefa, a atenção fica dividida e o que estamos executando não fica tão bom como planejamos, além de levar muito mais tempo para completar. Desse modo, quando começar algo, termine e só então parta para a próxima tarefa.
6. Não deixe para amanhã e tenhas melhores Estratégias para gerenciar o tempo e aumentar a produtividade
Isso vale muito para aquelas tarefas que não demandam muito tempo, por exemplo, se você precisa responder um e-mail, faça imediatamente, não deixe para depois o que você pode fazer agora. Assim, não vira mais alguma coisa da sua lista que você deve fazer e não concluiu. Mas se for algo que demore mais, então planeje e defina datas, mas também não fique adiando.
7. Reduza as distrações
Muitas coisas podem roubar o seu tempo, desse modo, identifique aquilo que está te atrapalhando e foque apenas naquilo que realmente é importante. Para conseguir organizar melhor o seu tempo e aumentar a produtividade, reduza as distrações, como WhatsApp, televisão, internet, redes sociais, entre outros, e fuja da procrastinação, pois são gastos desnecessários de energia e tempo.
8. Tire os atrasos e tenha Estratégias para gerenciar o tempo e aumentar a produtividade
Quais são as pendências? O que deveria ter sido feito e que você ainda não fez? Comece a partir daí e decida quando irá fazer, pois quando começamos a pensar nessas questões, acaba atrapalhando a nossa produtividade e aumentando a ansiedade, consumindo bastante energia.
9. Aprenda a dizer não
Para alguns isso pode ser bem fácil, para outros nem tanto. Mas saber dizer não, de uma forma educada, antes de pegar todas as tarefas e projetos, vai ajudar a não ficar muito sobrecarregado e, assim, conseguirá concluir aquilo que planejou dentro do prazo. Não adianta abraçar o mundo e acabar deixando de realizar ou tendo que deixar de lado os compromissos que já assumiu.
10. Não se esqueça de descansar
Muitas vezes, nos encontramos em um beco sem saída e quando isso acontecer, não tenha medo de dar uma pausa, pois o cansaço pode aumentar os erros. Assim, vai ajudá-lo a clarear a mente e encontrar a solução que tanto buscava. A produtividade aumenta significativamente quando há um período de descanso. Segundo o especialista Travis Bradberry, que estudou a gestão do tempo e da produtividade, o ideal é trabalhar 52 minutos e descansar 17 minutos.
11. Defina prazos e tenha Estratégias para gerenciar o tempo e aumentar a produtividade
Quando assumir qualquer responsabilidade, defina um prazo de acordo com o nível de dificuldade da tarefa e com a prioridade da mesma. Assim, quando você estiver fazendo seu planejamento, saberá exatamente aonde irá encaixar e conseguirá seguir o cronograma. Entretanto, seja realista e estabeleça metas que você realmente conseguirá cumprir.
Essas dicas são valiosas e te ajudarão a gerenciar melhor o seu tempo e, assim, aumentar a sua produtividade, tanto na vida profissional quanto pessoal. Não existe muito uma receita de bolo, como pôde ver, afinal você irá adequar essas dicas de acordo com a sua rotina e seus objetivos. Desse modo, autoconhecimento é fundamental para uma boa gestão de tempo.
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